Productivité: Adopter la philosophie Lean

Lean

Mélanger les approches Lean et Agiles peut être bénéfiques pour booster la productivité des équipes et limiter les gaspillages.

Le lean, qu’est-ce que c’est ?

 

Le lean ou maigre/sans gras en français désigne une théorie de gestion de la production concentrer sur la gestion du gaspillage. Elle est centrée sur la recherche de la performance aussi bien en terme de productivité, de délais, de coûts ou encore de qualité en éliminant les gaspillages (surproduction, attentes, transport, étapes inutiles, stocks, mouvements inutiles, corrections/retouches). Cette méthode est née dans les usines de Toyota au Japon.

Le lean management, le lean start up, le lean software development, le lean design, le lean manufacturing, le lean office, bref, vous l’aurez compris, le lean s’adapte à tous les secteurs d’activités. Même les systèmes d’informations (développement, management de projets informatiques, infrastructures…) ont le droit à leur propre extension avec le lean IT.

Le Lean + agilité

 

Avant d’être une méthode de travail, le lean est avant tout une philosophie centrée sur la productivité en réduisant les gaspillages. Par exemple : le développement de code ou de fonctionnalité inutile, un temps de validation ou une communication entre les services trop longue, des tâches qui pourraient être automatisées etc.

Les méthodes agiles participent à cette démarche lean et apportent une méthodologie afin de mettre en oeuvre cette philosophie d’amélioration continue de la performance.

La principale difficulté dans les métiers de l’IT est la compréhension du besoin client. C’est ici le nerf de la guerre contre le gaspillage dans les métiers de l’informatique. Dans un précédent article « Les Limites des méthodes classiques » nous mettions déjà en lumière la difficulté de compréhension du besoin. Ainsi, une enquête réalisée par The Standish Group Report montrait qu’en 2009, seuls 29% des projets informatiques répondent aux besoins du client sans dépassement de budget tout en respectant les délais. D’autres études montrent qu’un peu plus de la moitié (56%) des défauts de qualité logiciels ont pour origine les besoins et que quasiment la moitié (45%) des fonctions développées ne sont jamais utilisées (source: Usine Digitale).

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De nombreuses entreprises ont déjà adopté cette démarche LEAN et ont « révolutionné » leurs pratiques de recueil et de formalisation du besoin. La description du besoin tend à disparaître au profit d’une approche structurée autour d’éléments-clés : le référentiel des exigences, le modèle de données, les critères d’acceptation, les user stories et les use cases. L’utilisation des méthodes agiles et plus particulièrement la méthode SCRUM contribuent largement à cette démarche LEAN et à la révolution des méthodes de travail.

Pour formaliser les exigences, le travail en groupe / team est privilégié : organisation de sessions (workshop) avec toutes les parties prenantes (utilisateurs, développeurs, exploitants, responsables sécurité, clients…). Les utilisateurs expriment leurs besoins sous la forme de « user story » (en tant que user, j’ai besoin de telle fonction/donnée, afin de réaliser telle tâche) et définissent leurs critères d’acceptation de la future solution.

Les travaux sont orientés pour identifier les véritables données utiles. Des matrices de priorisation des exigences sont utilisées (Scrumboard / Kanban) pour mettre en évidence les besoins prioritaires et ceux qui généreront une forte satisfaction utilisateurs. Enfin, un management visuel est mis en oeuvre appelé workflow, afin de faciliter le travail en équipe, la prise de conscience individuelle et collective, les arbitrages et les validations.

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L’application de ces pratiques va éliminer la quasi-totalité des gaspillages évoqués ci-avant et permettre de gagner en efficacité : réduction des coûts / délais, facilitation des choix / arbitrages, préparation des tests /recettes. Les méthodes agiles participent amplement à la réduction du gaspillage notamment sur des projets. En mettant le client au centre du processus, en questionnant fréquemment les users et en étant plus flexible face au changement, l’équipe va développer que ce qui est nécessaire, sans superflus en rendant les demandes rapidement fonctionnel pour une satisfaction du client maximal (cf Agile Manifesto).

Ces gains sont indéniables et sont recherchés en priorité par les managers. Pourtant, il ne faut pas oublier que la démarche LEAN consiste avant tout à mettre en oeuvre une logique d’amélioration continue, une démarche d’apprentissage permanente, qui vise à développer l’autonomie des collaborateurs, leur capacité à travailler en équipe et à s’auto-organiser.

Ces principes ont en effet l’avantage de faire monter en compétences les équipes Métiers et SI sur la maîtrise de leur système d’information : connaissance des métiers, des données, de l’ergonomie, de la sécurité.

Attention tout de même aux dérives du lean management. La chasse au gaspillage ne doit pas se faire au détriment du bien-être des salariés et à la satisfaction des clients.

Source: WikipédiaUsine Digitale & Quality Street

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