Lean coffee : le rendez-vous de l’intelligence collective

Très simple à organiser, le Lean Coffee est le lieu idéal pour échanger et débattre. 

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Qu’est-ce que le Lean coffee

Le Lean coffee est un meeting structuré mais sans but précis initialement. C’est un rendez-vous où les participants échangeront sur un thème choisi mais qui n’aura pas été défini à l’avance. D’ailleurs le programme de la conversation ne sera défini à l’avance lui non plus mais sera établi de manière collaborative petit à petit durant l’échange. Le sujet du meeting peut être n’importe lequel. L’objectif est vraiment d’échanger et que chacun apporte une valeur à l’intérêt de la conversation par son propre point de vue, sa propre vision du sujet.

L’origine de cette pratique

Le premier Lean Coffee a été organisé à Seattle en 2009. Ce meeting a eu lieu à l’initiative de Jim Benson et Jeremy Lightsmith. Ces deux passionnés d’agilité avaient pour souhait de réunir des personnes et créer un groupe de discussion autour du Lean et des diverses connaissances et pratiques de travail de ce dernier. Leur volonté était réellement de créer un groupe libre et non pas une structure lourde. Le seul critère pour faire partie du groupe devait être de vouloir apprendre ou créer.

Comment le mettre en place

Ce concept aussi simple soit-il peut pourtant paraître compliqué. Il est assez flou dans l’esprit de certains car il est difficile de saisir l’intérêt de ce type d’échange avant d’y avoir participé. Il faut donc faire confiance à cette organisation et se lancer.

Le Lean Coffee est très simple à mettre en place. L’important est d’en faire la structure la plus simplifiée possible afin de se concentrer sur le fond et non pas sur la forme. Le but étant réellement d’être productif et de tirer un maximum de connaissances lors des débats du meeting.

Voici un exemple (à adapter ou non) de déroulement d’un Lean Coffee en plusieurs étapes :

Tout d’abord réalisez un Kanban personnel. Les 3 colonnes du tableau sont les suivantes :  « Les points à discuter » , « Les points dont nous sommes en train de discuter » et « Les points dont nous avons déjà discuté ».

Un fois ce tableau Kanban réaliser, il est temps de le remplir. Distribuez post-it et stylos à tous les participants, puis demandez-leur d’inscrire le ou les sujets sur lesquels ils souhaitent débattre et de les coller dans la colonne « à discuter ». Enfin, lorsque vous jugez le nombre de sujets suffisant stoppez cette étape. A ce moment-là, chaque auteur de son sujet prendra la parole et aura le droit à 2 phrases par post-it pour expliquer son thème.

Maintenant c’est le moment de voter. Chaque participant doit voter pour le ou les sujets dont il est intéressé et veut débattre. Il a le droit de donner 2 points et seulement deux. Il peut choisir de donner ses 2 points pour le même sujet s’il le souhaite. Vous pouvez aussi déterminer un certain timing pour chacun des sujets afin de limiter la durée de l’échange.

Une fois le vote terminé c’est là où le Lean coffee démarre réellement : le débat commence. Il ne vous restera normalement que des sujets qui intéressent votre groupe et donc les membres de ce dernier seront forcément motivés. Il y a alors beaucoup plus de chance qu’ils alimentent le débat et ils participeront tous à faire avancer la discussion.

Les bénéfices du Lean coffee

Réaliser ce type d’échange apporte beaucoup autant au point de vue collectif que personnel. Tout d’abord on apprend énormément lors de ces débats et acquiert de nouvelles connaissances. Mais le fait de débattre justement permet grâce à l’apport de chacun de construire une pensée plus complète et aboutie : le fruit de l’intelligence collective.

Lors d’un Lean coffee on apprend aussi à découvrir ou connaître un peu mieux nos collègues (ou autres participants), leur manière d’être, de réfléchir, de s’exprimer . Ceci créé un lien différent et probablement plus solide entre les membres du groupe.

Enfin, participer à un Lean coffee c’est aussi avoir le courage de prendre la parole en public. On travaille donc sa capacité à s’exprimer. Ceci permet de bénéficier d’un peu plus de confiance en soi.

Mettre en place le Lean Coffee en vidéo (anglais)

Sources : Lean Coffee

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