La remise en cause de l’Open Space

L’Open Space, un élément phare de l’agilité, se voit aujourd’hui remis en question. Il nous a été présenté comme un atout majeur de la communication et de la créativité pour les collaborateurs, seulement il semblerait qu’il puisse nuire plus que ce que l’on pensait.

Open space

Chez la Direction Service & Cloud, nous avons adopté l’Open Space depuis plus d’un an. Il nous a conquis et a instauré une meilleure communication au sein des équipes. Seulement voilà, il n’a pas que des points positifs, mais faut-il pour autant qu’il disparaisse ? Analyse.

Des atouts pas assez exploités

L’Open Space a été fondé sur la base du travail collaboratif. En effet on partait du principe que la communication serait facilitée dans un espace de travail ouvert réunissant un ou plusieurs groupes de personnes. Cependant on évolue de plus en plus vers de nouvelles façons de travailler et les atouts de l’Open Space ne sont plus assez exploités. On s’aperçoit que la plupart des salariés consacrent leur temps aux réunions. Et même si ce n’est pas nouveau, ils passent plus de temps en salle de réunion qu’au bureau. Pour les réunions téléphoniques, cela devient encore plus compliqué : le salarié doit rester concentré sur la réunion tout en étant entouré de ses collaborateurs qui peuvent avoir des activités parfois assez bruyantes. Sa concentration peut être mise à rude épreuve. Il peut lui-même déranger ses collègues avec sa conversation. Il y a aussi de nombreux salariés qui travaillent à distance et qui du coup ne font plus parti de cet Open Space.

Le bruit omniprésent

Le bruit est le problème le plus connu de l’Open Space. Il est évident qu’à plusieurs le bruit sera décuplé. Il est lié à tous nos outils de travail : sonnerie de téléphone, du fax, d’un nouveau mail, un nouveau texto, alarme pour les réunions etc. Mais aussi à la parole avec les réunions téléphoniques comme vu plus haut. Mais on note que bruit le plus fréquent est celui des discussions entre les collaborateurs. Mais peut-on réellement critiquer ce dernier point quand on sait que l’un des atout majeur mis en avant par l’Open Space est la communication? Non en effet la communication est un point positif qu’améliore l’Open Space, mais seulement les discussions ne concernent pas toujours le travail. Le soucis étant la difficulté à se reconcentrer une fois que le bruit est passé. Selon David Rock, auteur de livre sur la vie de bureau, un salarié serait interrompu toutes les 11 minutes en entreprises et il faudrait 23 minutes à chaque fois pour réussir à se reconcentrer. Le bruit représente donc une importante perte de temps dans une journée de travail.

 Un problème d’intimité

Plus que le bruit, l’Open Space envahit clairement l’intimité des salariés. L’intimité est quelque chose de très important pour la vie en communauté. Nous avons chacun des limites différentes à cette dernière, mais l’important est de la respecter. Il faut impérativement respecter l’intimité d’autrui. Et ceci devient vite très difficile dans un cadre tel que celui ci. Beaucoup de salariés ne retrouvent pas dans l’Open Space l’intimité que donnerait un bureau privatif. L’être humain a par nature le besoin de se retrouver seul pour se ressourcer, se sentir à l’abri et pouvoir penser sans être dérangé. Être « dans sa bulle » favorise parfois la créativité individuelle. La solitude permet de trouver un certain équilibre. Ce point était évoqué dans notre précendent article « La solitude est-elle la clé de la créativité ? ». C’est en étant exposé aux autres que certains peuvent sentir un manque d’intimité dans ce type de bureaux.

L’impact négatif sur la performance

Pour toutes les raisons évoquées dans cet article, l’Open Space peut avoir un mauvais impact sur la performance des salariés. Selon une étude de l’université de Cornell, les salariés seraient plus stressés, moins motivés et moins créatifs. Même la génération Y qui semblait être la plus en phase avec ce mode de travail est touchée : on remarque de nombreux problèmes de concentration causés par la surcharge d’information qui circule dans l’Open Space, et le « multitasking » qui fait que ces salariés travaillent souvent sur plusieurs tâches en même temps. Ce sont toutes ces choses qui ont pour conséquence une baisse de la performance de certains collaborateurs.

Faut-il supprimer l’Open Space ?

Il n’est pas obligatoire de supprimer l’Open Space pour résoudre tous ces problèmes. Il est important d’adapter chaque méthodes, chaque outils en fonction de ses besoins. Prenons pour exemple le bruit qui est un problème récurrent. Il faut établir des règles de vie autour de cet Open Space s’il est nécessaire. Nous n’avons pas besoin d’avoir notre intimité en permanence, c’est seulement à certains moments de la journée en fonction de la différente intensité du travail. Chez la Direction Service & Cloud nous disposons, pour les conversations téléphoniques importantes de salles de confidentialité ou nous pouvons nous isoler. Il y a aussi de nombreuses salles de réunions qui sont souvent vides, qui peuvent servir de bureaux individuels lorsque besoin est.

Il faut aussi savoir dire « attends, je suis occupé ». En effet l’Open Space rend les salariés plus accessibles et donc plus disponibles pour répondre aux requêtes de leurs collègues et c’est ce phénomène qui entraîne le « multitasking ».

Il y a bien sûr malgré tout des « personnalités » qui ne sont pas compatibles avec l’Open Space. Certaines personnes trop introverties ne pourront s’épanouir dans ces bureaux. Certains types de métiers sont aussi sûrement plus favorables à ce mode de travail que d’autres. Il faut seulement prendre le temps d’analyser le pour et le contre en fonction  des entreprises et des besoins des collaborateurs.

De nouvelles perspectives s’offrent aux bureaux de demain pourrait certains créateurs ont travaillé ces espaces de manière à ce qu’ils offrent un espace de collaboration ainsi qu’un espace qui permettrait de se concentrer. Voyez à quoi ressemblent les bureaux de demain.

Et vous, que pensez vous de l’Open Space?

 

Sources : Slate ; Usine Nouvelle

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