Comment garder votre entreprise Agile lorsque son activité grandi ?

Une entreprise ayant introduit l’agilité peut à tout moment se retrouver bouleversée par l’augmentation de son activité. Mais alors comment rester agile ? Comment maintenir la communication ? Comment s’assurer que tous les collaborateurs vont dans la même direction ?

surcharge

Pour les entreprises ayant introduit l’agilité au seins de leurs équipe, une problématique peut se poser rapidement lors de l’augmentation de l’activité de celle-ci : Comment rester agile ? En effet réussir à introduire l’agilité dans une petite équipe est déjà une tâche assez complexe, mais que se passe-t-il lorsque le rythme augmente considérablement ? Il peut y avoir rapidement de gros problèmes de communication.  Le défi majeur ici sera pour l’entrepreneur de veiller à maintenir cette communication afin de continuer à être agile tout en montant en grade.

L’organisation

Créez des Teams! Favoriser des teams orientées fonctionnalité plutôt que des équipes orientées composants. Ces équipes doivent être orientées sur des segments métier pour leur permettre d’être autonomes et responsables de leurs segment : elles deviendront des équipes auto-organisées. Il faut un leader par team pour pouvoir les guider. Pour permettre un bon fonctionnement de cette nouvelle architecture, il est essentiel que les communautés se rencontrent et échangent régulièrement. Rassemblez tous les experts de chaque domaine en faisant des réunions hebdomadaires.

La création d’un Open Space améliore nettement la communication. Certains sont réfractaires à cet environnement mais pourtant les murs sont parfois les raisons pour lesquelles les employés sont déconnectés de leurs équipes et du reste de la société. L’open Space lui permet aux collaborateurs d’être connectés, d’interagir les uns avec les autres. Cela permet aussi de réduire les réunions formelles  en permettant de communiquer de manière simple et rapide. On évite les chaînes de mails ce qui rends les collaborateurs bien plus réactifs.

Ne pas hésiter à créer un Open Space managérial. En effet l’open Space doit permettre aussi aux managers d’être connectés à ses collaborateurs : c’est un moyen de fluidifier les relations intra-services et accélérer la prise de décision. L’Open Space managérial existe déjà chez Agilaction au sein du service exploitation et a permis d’améliorer la productivité du service. ( En savoir plus sur l’Open Space managérial )

Les objectifs doivent être visibles de tous : Partagez publiquement la douleur

Il faut mettre en place une vraie transparence sur l’activité de l’entreprise et maintenir une circulation de l’information la plus fluide possible. Ne pas hésiter à faire des réunions d’information régulièrement. Il est essentiel que chacun des collaborateurs sachent quelles sont les tâches en cours, les performances réalisées et l’avancement des projets.  Avoir une vision claire de l’activité de l’entreprise permettra au collaborateurs d’être plus aptes à résoudre les problèmes. Ils peuvent garder le cap plus facilement. Ceci rend responsable chaque salariés, en effet ici leur travail est rendu public.

Plusieurs outils sont à votre disposition pour rendre visible ces objectifs. Le tableau Kanban permet d’illustrer clairement l’avancement de chaque projet en inscrivant les taches sur un post it. On met ces post it sur la case « To do » lorsque la tâche n’est pas commencée, ensuite « Doing » lorsqu’elle est en cours et « Done » une fois qu’elle est accomplie. Ce tableau permet d’identifier rapidement les blocages. ( En savoir plus sur Kanban )

kanban

Lorsque votre entreprise est très volumineuse et/ou se situe sur plusieurs sites géographiquement distincts, l’utilisation de ce tableau est très limitée. Dans ce cas mieux vaut favoriser JIRA qui est un logiciel proposant un tableau numérique avec l’état d’avancement des tâches directement sur écran : les équipes sont interconnectées. C’est donc un Kanban en ligne. JIRA sert aussi pour Scrum. ( En savoir plus sur JIRA )

Jira a été mis en place chez Agilaction

jira

 

Parfois le Kanban standard est trop limité : certaines équipes voudront connaître le début jusqu’à la fin du processus de création de valeur. Il faut alors favoriser un Workflow plus étendu pour les équipes externes en intégrant ces différentes étapes : ne pas se limiter à « To do, Doing, Done » . Ceci permettra de rassembler les leaders de chaque équipe pour faire le point sur l’avancement des projets.

Savoir estimer ses capacités

Pour estimer le temps de réalisation d’une fonctionnalité dans vos équipes, il est necessaire de faire une métrique. Cette métrique se calcule en analysant la moyenne de temps  que met une équipe à réaliser une fonctionnalité en partant du moment où l’on pose le post-it sur Kanban jusqu’au moment où elle est prête à partir en recettage.

Il faut distinguer plusieurs types de tâche tels que : les fonctionnalité, les bugs et les tâches techniques.

Exemple de métrique par Hervé Lourdin:

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Le rythme :

Il faut garder un rythme soutenu : ne pas allonger la durée des itérations même si l’on est à large échelle. En effet, si l’on allonge le temps de l’itération : on allonge le temps d’attente pour avoir un Feedback. Il y a donc plus de risque de se tromper.

Votre activité s’agrandit, la quantité de travail aussi. Il est très important de savoir quelles sont les priorités pour ne pas perdre pied face à une surcharge de travail. Pour mieux comprendre la réalité des projets, il est nécessaire de faire un point régulièrement car les priorités peuvent changer à tout moment en fonction des évènement passé. Si les employés comprennent clairement les priorités de l’entreprise , ils peuvent aligner leurs propres objectifs et priorités en conséquence. Voilà pour quoi il est essentiel de planifier au fil de l’eau, car établir une planification sur 2 semaines pour un grand nombre d’équipe est beaucoup trop compliqué et surtout trop risqué. Cela vous permettra de reprioriser en fonction des divers événements.

Une méthode simple pour repérer facilement les tâches prioritaires : lister chaque opérations et faire choisir aux collaborateurs laquelle est la plus importante (en lui donnant un point) et à la fin les opérations ayant le plus de points sont identifiées facilement.

prioritéparpoint

 

 

Sources :  INC 3 easy ways to keep your growing company agile     L’Agilité à grande échelle – Hervé Lourdin à l’USI

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